Administratie uitbesteden of zelf doen als starter?

De administratie. Niet echt iets waar je op zit te wachten op het moment dat je een eigen onderneming aan het starten bent of net gestart bent. Eer zijn ondernemers waarbij het zelfs begint te duizelen op het moment dat ze alleen al aan de cijfertjes denken. Maar is het terecht en is de administratie zo ingewikkeld?

Is de administratie echt zo belangrijk?

De administratie is misschien wel het belangrijkste onderdeel van jouw onderneming en dus ontzettend belangrijk om dit goed op orde te hebben. Het is niet alleen voor jezelf handig om een georganiseerde administratie bij te houden, maar het niet goed bijhouden kan zelfs voor flink wat problemen zorgen. Ieder jaar zal er een belastingaangifte ingevuld moeten worden. Is deze niet correct of niet volledig, dan kan je dat zomaar een fikse boete opleveren vanuit de Belastingdienst. Voor de belasting is het belangrijk om in ieder geval de onderstaande punten goed bij te houden:

  • Urenregistratie
  • Bankafschriften
  • Facturen
  • Kassabonnen
  • Reiskosten
  • Rittenadministratie

Daarnaast is voor jezelf prettig om een beeld te hebben van hoe jouw onderneming er voor staat. Gaat het iets minder, dan weet je dat er iets moet veranderen en kun je het tij vaak nog op tijd doen keren voordat het echt te laat is.

Fysiek of online

Vanaf het moment dat je je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) kun je beginnen met het opstellen van een zakelijke administratie. Zorg dat je in deze administratie alles goed opslaat en bewaard, want vanuit de Belastingdienst heb je een bewaarplicht van maar liefst zeven jaar. De Belastingdienst kan dus om gegevens van de administratie van zeven jaar terug vragen. Hoewel veel online opgeslagen wordt tegenwoordig, zijn er ook nog ontzettend veel bedrijven die het bewaren van de facturen en orders nog fysiek in ordners bewaren. Voor de Belastingdienst maakt dit in principe niet uit of het online is of fysiek, zolang je het maar die zeven jaar bewaard. Probeer wel een goede structuur aan te houden, zodat je documenten eenvoudig terug kunt vinden, mocht daar eens naar gevraagd worden.

Uitbesteden

Raak je de draad al kwijt bij het lezen van het eerdere gedeelte van deze blog, dan is uitbesteden van de administratie wellicht een goede optie. Een administratiekantoor is gespecialiseerd in het bijhouden van de administratie van ondernemingen zoals de jouwe. Jij hoeft alleen de documenten (facturen, orders, bonnetjes, etc.) aan te leveren en het administratiekantoor zorgt voor een correcte afhandeling.
Jij bent dus niet onnodig veel tijd kwijt aan bijzaken en je kunt je focussen op de core business van je onderneming. Daarnaast hoef je geen dure boekhoudprogramma’s aan te schaffen, waarbij je vaak ook nog lessen en/of cursussen moet volgen om hier wegwijs in te krijgen.

Kosten

Qua kosten zal het elkaar, zeker in het begin, niet veel ontlopen. Bij het administratiekantoor betaal je in veel gevallen een bepaald bedrag per maand of jaar. Het kan misschien lijken alsof de administratie zelf regelen veel voordeliger is, maar dat valt in de praktijk er tegen. Je moet een boekhoudprogramma aanschaffen, die niet goedkoop zijn. Maar denk ook aan de tijd en energie die je er in moet steken. Het kost misschien niet direct geld, maar het is wel tijd die je niet in andere zaken kunt steken. Indirect kunnen de kosten voor het zelf doen van de administratie ook flink oplopen, zeker bij het opstarten van een (kleine) onderneming.

Wat kan een advocatenkantoor voor mij betekenen?

Advocaat is een bekend beroep, maar door de algemeenheid van het beroep vaak moeilijk te beschrijven. Want een advocaat doet zoveel meer dan enkel gerechtelijke procedures voeren. Een advocaat bemiddelt, adviseert, onderhandelt en procedeert over allerlei  verschillende soorten juridische zaken. Hij of zij behartigt uw juridische belangen en dient als contactpersoon voor de tegenpartij. Een advocaat informeert u over de rechten en plichten die u heeft, correspondeert met de tegenpartij en onderhandelt om het maximale resultaat voor u te bereiken. Advocatenkantoor Phea is zo ingericht dat de verschillende advocaten die in dienst zijn het werk zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren.

Schikken van juridische geschillen

Bij juridische geschillen denkt men snel aan rechtbanken, rechters en veroordelingen. In de praktijk ligt dit echter heel anders. Veel geschillen worden namelijk opgelost zonder tussenkomst van een gerechtelijke procedure. In deze gevallen wordt namelijk een regeling getroffen en vastgelegd in een overeenkomst tussen twee partijen. Advocaten adviseren en informeren u over de ontwikkelingen en zorgen dat alles geregeld wordt met de tegenpartij. Door een juridisch geschil te schikken, besparen beide partijen elkaar veel tijd en kosten die inherent zijn aan gerechtelijke procedures.

Kenmerken van een advocaten

Advocaten in Nederland zijn verplicht lid van de Nederlandse Orde van Advocaten en hebben een aantal beroepsregels waar ze zich aan moeten houden. Deze zijn vastgelegd in de Advocatenwet en beschrijven onder andere de belangrijkste kenmerken van een advocaat:

Partijdigheid

Een advocaat is per definitie partijdig: hij behartigt enkel uw belangen en nooit die van de tegenpartij. In sommige gevallen kan een advocaat beide partijen dienen. Bij een echtscheiding op gemeenschappelijk verzoek kan een advocaat de belangen van beide partijen behartigen. Dit moet dan een bewuste keuze zijn van beide partijen.

Deskundigheid

Een advocaat mag zich alleen zo noemen als hij met succes een rechtenstudie heeft afgerond en een aanvullende opleiding van drie jaar als advocaat-stagiair. Na het behalen van de titel advocaat is een advocaat nog niet uitgeleerd; jaarlijkse bijscholing is namelijk verplicht.

Vertrouwelijkheid en geheimhouding

Een advocaat is verplicht om vertrouwelijk om te gaan met alle informatie die hem of haar gegeven wordt. Dit beroepsgeheim geldt voor elke advocaat. Bovendien heeft een advocaat een verschoningsrecht; zelfs tegenover een rechter mag een advocaat weigeren om informatie te geven over zijn cliënt.

Behoefte u aan juridische ondersteuning?

Heeft u behoefte aan juridische ondersteuning van een advocatenkantoor in Arnhem? Een advocatenkantoor behartigt uw belangen tijdens juridische geschillen en voorziet u van advies en informatie over uw rechten en plichten.

Webwinkel logistiek uitbesteden

Zodra een webshop net online is, zullen langzaamaan de eerste bestellingen binnen komen. Deze bestellingen zullen verzonden worden en vooral in de beginfase, zullen de webshops dit ook zelf doen. Indien de druk niet te hoog is dan gaat dit vaak zonder problemen. Echter, op den duur is het niet meer bij te houden. Er komen te veel bestellingen binnen om deze zelf te verzenden. Je wilt tenslotte niet de gehele dag bezig zijn om alle bestellingen te verwerken en de logistiek die daar dus bij komt kijken. Dit zorgt er voor dat andere taken blijven liggen wat de service niet ten goede zal doen. Tegenwoordig zijn er diverse logistieke oplossingen voor webshops. De webwinkel logistiek uitbesteden is dus nog nooit zo gemakkelijk geweest. Je kunt de gehele logistiek of slechts een deel daarvan uitbesteden aan fulfilment bedrijven voor webwinkels. Dit brengt vele voordelen met zich mee en zorgt er voor dat jij je weer kan bezig houden met taken die net zo belangrijk zijn.

Maak je geen zorgen meer over de logistiek

Wanneer je de logistiek van je webshop uitbesteedt dan hoef je je daar in ieder geval geen zorgen meer over te maken. Het brengt diverse voordelen met zich mee, de nadelen kunnen daar niet tegen opwegen. Het grootste voordeel is dat de webshop ten alle tijden door kan blijven lopen, ook als je op vakantie bent of zelf geen tijd hebt om je met de webshop bezig te houden. Alle tijd die je bespaart door de logistiek uit te besteden kun je stoppen in andere zaken zoals marketing, klantcontact, inkoop en administratie. Het inpakken van pakketten is zeer tijdrovend, wanneer je de logistiek uitbesteedt, zorgt dit voor rust in je leven. Wie wil er nou elke avond tot laat pakketten inpakken en de volgende ochtend vroeg deze weer verzenden. Je klanten verwachten tenslotte dat het de volgende werkdag geleverd wordt.

Webwinkel logistiek uitbesteden bespaart kosten

Een gemiddeld draaiende webshop krijgt wekelijks behoorlijk wat bestellingen die allemaal verwerkt moeten worden. Verzend je deze zelf, of heb je juist personeel in dienst die deze taak op zich neemt? Alle kosten die daarbij komen kijken, kunnen behoorlijk oplopen. Denk aan personeelskosten, administratie en magazijnkosten. Helemaal als het slechts om een aantal orders per dag gaat dan is dit zonde van alle kosten. Als je de logistiek van je webwinkel uitbesteedt dan heb je al deze kosten niet. Jouw fulfilment partner heeft alles in huis, van verpakkingsmaterialen tot aan labels om jouw bestellingen te verzenden, dit vaak nog dezelfde dag. Ondanks dat deze partijen ook een percentage verwachten, werkt het zeker kostenbesparend door een fulfilment partner in de handen te nemen.

Maximaliseer je omzet

Je kunt ervoor kiezen om het gehele logistieke proces uit te besteden, of dit slechts deels te doen. Concentreer je volledig op andere belangrijke taken om zo je omzet te maximaliseren. Het is aan te raden voor vele webshops om de logistiek uit te besteden. De online aankopen blijven maar groeien dus wil je groeien als webshop, overweeg dan zeker eens om de webwinkel logistiek uit te besteden.

Bron: ecommercewebshops.nl

short lease auto

Voor wie is een short lease nu precies het interessantst?

Sinds de introductie van de short lease op de markt is er reeds heel wat over gezegd en geschreven. Heel wat bedrijven, maar ook particulieren hebben er door de jaren heen voor gekozen om gebruik te maken van een leasing voor het verwerven van bepaalde dure machines of andere zaken. Het was echter gedurende een lange tijd een doorn in het oog van velen dat een leasingovereenkomst toch al snel een vier à vijf jaar lang moest lopen, afhankelijk van de kostprijs van de machine of het andere artikel waarin werd geïnvesteerd. Daar is ondertussen in verandering in gekomen door de komst van de zogenaamde short lease. Bent u ook geïnteresseerd in wat een short lease nu precies is en of deze voor u al dan niet interessant kan zijn? We vertellen het u graag hier op deze pagina!

Wanneer u behoefte heeft aan een optimale flexibiliteit

Door gebruik te maken van een short lease kunt u zoals de naam reeds laat vermoeden rekenen op een beperkte looptijd. Bovendien is het ook nog eens zo dat u in tegenstelling tot bij een standaard lease steeds over de mogelijkheid beschikt om uw contract op te zeggen. Dit kan zowel wekelijks als maandelijks gebeuren afhankelijk van de vastgelegde bepalingen in de overeenkomst. Loopt er een bepaalde opdracht of project binnenkort ten einde? Dan is een short lease wellicht veel interessanter dan een langlopende leasingovereenkomst.

De auto is bij een short lease onmiddellijk inzetbaar

Nog een extra voordeel in vergelijking met een gewone lease is dat met name een auto waarvoor een short lease wordt afgesloten in principe nagenoeg meteen inzetbaar is. Dit gezegd zijnde wordt er doorgaans wel nog een bepaalde verwerkingstijd gehanteerd. Deze is in principe gelegen tussen de 24 en 48 uur na ondertekening van de short lease overeenkomst. In ieder geval, heeft u snel behoefte aan een nieuwe auto, maar beschikt u zelf niet over de financiële mogelijkheden om deze aan te schaffen? Ook dan is het mogelijks interessant om daarvoor in de richting te kijken van een short lease.

Wanneer u niet voor financiële verrassingen wil komen te staan

De zekerheid welke kan worden gerealiseerd door middel van een short lease is onder meer het gevolg van het feit dat er een vaste maandelijkse kostprijs wordt gehanteerd. Deze kostprijs omvat bovendien alles. Specifiek voor het afsluiten van een short lease voor een auto geldt dan ook bijvoorbeeld dat de volgende kosten zijn inbegrepen:

  • De verzekering die moet worden afgesloten voor de auto;
  • De onderhoudskosten welke gemaakt dienen te worden;
  • De kosten voor het mogelijks moeten herstellen van de auto;
  • De afschrijvingskosten van het voertuig;

Bovenstaande is natuurlijk interessant omdat op deze manier een short lease een optimale zekerheid weet te bieden. Daar staat evenwel tegenover dat de maandelijkse kostprijs in vergelijking met een gewone leasingovereenkomst een flink stuk hoger kan komen te liggen. Het feit dat u echter over de mogelijkheid beschikt om het contract in principe op eender welk gewenst ogenblik stop te zetten zorgt ervoor dat u bij onverwachte veranderingen in uw persoonlijke of zakelijke situatie meteen kunt ingrijpen.

zelfstandig ondernemer

Zelfstandig ondernemer? Waar houd je rekening mee

Als zzp’er zijn er talloze dingen waar je om moet denken. Je bent volledig op jezelf aangewezen en heb daarom ook veel verantwoordelijkheid op je schouders rusten. Het is daarom belangrijk om goed verzekert te zijn tegen enkele zaken. Je loopt zo minder risico en weet dat bepaalde dingen vergoed worden. Welke verzekeringen jou als zzp’er meer zekerheid kunnen bieden? Hieronder een kort overzicht.

Schade is niet fijn
Als zzp’er kan het wel eens voorkomen dat er schade gemaakt wordt aan anderen hun spullen. Zeker als je personeel in dienst hebt, kun je hier niet altijd controle op uitoefenen. Bovendien, ongelukken gebeuren nou eenmaal wel eens. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering kun je als zzp’er afsluiten om beschermt te zijn tegen dit soort ongevallen. Je bent dan verzekert voor schade die je aanricht tijdens het uitvoeren van je beroep. Indien de schade wordt veroorzaakt door een stagiair of een meewerkend lid, wordt dat ook gedekt.

Niet geschikt voor ieder beroep
Je kunt als zzp’er niet zomaar een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten. Er zijn altijd enkele voorwaarden waaraan je dient te voldoen. Dit kan per verzekeraar verschillen en het is daarom altijd goed om hierover te informeren. Zo kan de verzekering alleen gelden voor zzp’ers met een eenmanszaak of bv en dien je in de zakelijke dienstverlening te werken. Dit zou betekenen dat een zzp’er in de zorg wellicht bij een andere verzekeraar een verzekering moet afsluiten. Om dit zeker te weten kun je vaak bij de verzekeraar wel een lijst met beroepen opvragen. Je kunt dan kijken of jou beroep er tussenstaat.

Wat kost het dan?
Als zzp’er bepaal jezelf voor welk bedrag je verzekert wilt zijn. Afhankelijk van de hoogte van het verzekerde bedrag wordt de premie bepaalt. Daarnaast is de hoogte van de premie ook afhankelijk van het eigen risico. Hoe hoger je eigen risico, des te lager de premie. Ook hier kun je als zzp’er zelf een keuze in maken.

Niet de werknemer maar de klant
Als zzp’er kun je naast het schade aan andermans spullen ook problemen ondervinden met de opdrachtgever. Ook hier kun je je voor verzekeren, door middel van een rechtsbijstandverzekering. Je bent dat beschermt tegen conflicten met je opdrachtgever. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de klant weigert te betalen. Zo’n conflict kan hoog oplopen in kosten en het is daarom fijn als je hiervoor verzekert bent. Daarnaast kun je altijd juridisch advies vragen bij de verzekeraar en wellicht samen een oplossing zoeken.

Dit is slechts een kort overzicht van enkele risico’s die je als zzp’er kunt lopen. Het is natuurlijk ook per persoon verschillend en informeer je daarom vooral goed over de zaken die voor jou toepasbaar zijn.

accountant boekhouding

Is jouw administratie een chaos? Tips om orde aan te brengen

Een geordende administratie is heel belangrijk. Het is niet alleen verplicht om als ondernemer je administratie bij te houden en te bewaren, maar het is ook nog eens heel handig. Als jouw administratie nauwkeurig en up-to-date is, kun je namelijk je bedrijf meteen bijsturen als dat nodig is. Ook weet je wat je kunt investeren en wanneer je dit het beste kunt doen. Een goede administratie heeft dus grote voordelen. Misschien heb je wel nooit zin om de administratie bij te werken, en is je administratie dus een grote chaos. Het is dan zeker de moeite waard om je administratie op orde te brengen. In deze blog geven we je een aantal tips hoe je dit kunt doen.

Een accountant inschakelen

Als je hebt echt niet ziet zitten om de administratie zelf bij te houden, kun je ervoor kiezen om een accountant in te schakelen. Een goede accountant heeft veel ervaring met het op orde brengen en het bijhouden van administratie, dus dit kan een goede keuze zijn. Het voordeel hiervan is dat je zelf geen tijd meer hoeft te besteden aan je administratie. Deze tijd kun je weer besteden aan andere nuttige zaken. Als je op zoek bent naar een accountant, kun je terecht bij Doomen & Quist.

Een goed programma of duidelijke map

Daarnaast kan het helpen om een goed programma te gebruiken voor je administratie. Als je een programma kiest wat goed bij je past en wat je makkelijk vindt werken, zul je merken dat je je administratie een stuk sneller kunt verwerken. Vaak kun je een proefversie van een programma proberen, dus doe dit vooral! Probeer een paar programma’s uit en kies degene die het beste bij jouw wensen past. Zo wordt je boekhouding een stuk makkelijker! Als je je administratie liever op papier bijhoudt, is het ook belangrijk om orde te houden. Maak dan een duidelijke map met tabbladen waarin je alles netjes per onderdeel bewaart.

Automatiseren

Ook kun je tegenwoordig bepaalde processen automatiseren. Zo kun je bijvoorbeeld je zakelijke rekening koppelen aan je boekhoudprogramma. Betalingen kunnen dan automatisch worden verwerkt in het programma. Dit is helemaal handig, want dit kost je helemaal geen tijd! Ook is het voordelig om meteen te kunnen zien welke klanten je netjes op tijd hebben betaald.

Post uitzoeken

Als er post binnenkomt, is het belangrijk om deze meteen uit te zoeken. Laat nooit post liggen en zorg ervoor dat de post meteen op de juiste plek terecht komt. Ook kun je een systeem maken met bakjes, waarbij je de post gesorteerd in verschillende postbakjes legt.