Administratie uitbesteden of zelf doen als starter?

De administratie. Niet echt iets waar je op zit te wachten op het moment dat je een eigen onderneming aan het starten bent of net gestart bent. Eer zijn ondernemers waarbij het zelfs begint te duizelen op het moment dat ze alleen al aan de cijfertjes denken. Maar is het terecht en is de administratie zo ingewikkeld?

Is de administratie echt zo belangrijk?

De administratie is misschien wel het belangrijkste onderdeel van jouw onderneming en dus ontzettend belangrijk om dit goed op orde te hebben. Het is niet alleen voor jezelf handig om een georganiseerde administratie bij te houden, maar het niet goed bijhouden kan zelfs voor flink wat problemen zorgen. Ieder jaar zal er een belastingaangifte ingevuld moeten worden. Is deze niet correct of niet volledig, dan kan je dat zomaar een fikse boete opleveren vanuit de Belastingdienst. Voor de belasting is het belangrijk om in ieder geval de onderstaande punten goed bij te houden:

  • Urenregistratie
  • Bankafschriften
  • Facturen
  • Kassabonnen
  • Reiskosten
  • Rittenadministratie

Daarnaast is voor jezelf prettig om een beeld te hebben van hoe jouw onderneming er voor staat. Gaat het iets minder, dan weet je dat er iets moet veranderen en kun je het tij vaak nog op tijd doen keren voordat het echt te laat is.

Fysiek of online

Vanaf het moment dat je je hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) kun je beginnen met het opstellen van een zakelijke administratie. Zorg dat je in deze administratie alles goed opslaat en bewaard, want vanuit de Belastingdienst heb je een bewaarplicht van maar liefst zeven jaar. De Belastingdienst kan dus om gegevens van de administratie van zeven jaar terug vragen. Hoewel veel online opgeslagen wordt tegenwoordig, zijn er ook nog ontzettend veel bedrijven die het bewaren van de facturen en orders nog fysiek in ordners bewaren. Voor de Belastingdienst maakt dit in principe niet uit of het online is of fysiek, zolang je het maar die zeven jaar bewaard. Probeer wel een goede structuur aan te houden, zodat je documenten eenvoudig terug kunt vinden, mocht daar eens naar gevraagd worden.

Uitbesteden

Raak je de draad al kwijt bij het lezen van het eerdere gedeelte van deze blog, dan is uitbesteden van de administratie wellicht een goede optie. Een administratiekantoor is gespecialiseerd in het bijhouden van de administratie van ondernemingen zoals de jouwe. Jij hoeft alleen de documenten (facturen, orders, bonnetjes, etc.) aan te leveren en het administratiekantoor zorgt voor een correcte afhandeling.
Jij bent dus niet onnodig veel tijd kwijt aan bijzaken en je kunt je focussen op de core business van je onderneming. Daarnaast hoef je geen dure boekhoudprogramma’s aan te schaffen, waarbij je vaak ook nog lessen en/of cursussen moet volgen om hier wegwijs in te krijgen.

Kosten

Qua kosten zal het elkaar, zeker in het begin, niet veel ontlopen. Bij het administratiekantoor betaal je in veel gevallen een bepaald bedrag per maand of jaar. Het kan misschien lijken alsof de administratie zelf regelen veel voordeliger is, maar dat valt in de praktijk er tegen. Je moet een boekhoudprogramma aanschaffen, die niet goedkoop zijn. Maar denk ook aan de tijd en energie die je er in moet steken. Het kost misschien niet direct geld, maar het is wel tijd die je niet in andere zaken kunt steken. Indirect kunnen de kosten voor het zelf doen van de administratie ook flink oplopen, zeker bij het opstarten van een (kleine) onderneming.

Ook interessant: Allgifts.nl